Administrasi umum merupakan bidang kerja yang pasti ada di perusahaan maupun organisasi. Tugas administrasi umum yang krusial mampu mendukung perkembangan perusahaan. Tidak heran, jika di lowongan pekerjaan sering ada posisi tersebut dengan kriteria yang tinggi.
Job desk dari administrasi umum tidak hanya fokus di bagian surat menyurat dan pengarsipan saja, tapi juga aktivitas lain. Termasuk dalam tugasnya adalah merencanakan, mengorganisasi, serta menyelenggarakan kegiatan administrasi. Harapannya agar tujuan perusahaan atau organisasi dapat tercapai.
Bagi fresh graduated yang ingin melamar posisi administrasi umum, sebaiknya pahami dulu apa saja tugasnya. Selain itu, ketahui pula unsur-unsur yang ada dalam administrasi umum. Simak uraiannya berikut:
8 Tugas dari Administrasi Umum dalam Dunia Kerja
Apa saja tugas administrasi umum yang menjadi tanggung jawabnya? Paling utama adalah mengarsipkan data dan melakukan pengaturan pada hal-hal yang menunjang perkembangan usaha atau organisasi. Berikut tugas-tugas dan kemampuan yang harus kamu miliki sebagai administrasi umum:
1. Melakukan Arsip Data
Administrasi umum mempunyai tugas untuk melakukan arsip data-data penting kantor. Admin ditugaskan mulai dari mengelola dan merapikan dokumen sesuai jenisnya. Pengarsipan dilakukan secara digital maupun offline.
Dalam hal ini, administrasi umum harus teliti agar tidak ada file penting yang terselip. Masing-masing dokumen ditata dan disesuaikan menurut asal maupun tanggal diterbitkannya. Jika pengarsipan secara offline, maka berkas disimpan di tempat yang telah disediakan.
Penataan yang rapi, memudahkan keperluan perusahaan jika sewaktu-waktu membutuhkan dokumen tersebut. Tujuan lainnya yaitu agar tidak ada berkas yang hilang. Itulah yang membuat administrasi umum harus teliti.
2. Membuat Agenda Perusahaan
Tugas administrasi umum yang kedua adalah merencanakan sekaligus membuat agenda dari perusahaan. Bagian inilah yang bertugas mengatur semua jadwal penting kantor. Agenda yang kamu buat termasuk keperluan internal dan eksternal perusahaan.
Agenda yang diatur oleh administrasi umum seperti jadwal meeting hingga jadwal pertemuan perusahaan dengan klien. Jadwal yang kamu susun secara terencana akan mendukung perkembangan kantor. Dalam hal inilah administrasi umum harus mempunyai kemampuan scheduling.
3. Menerima Telepon dan Email
Selanjutnya, administrasi umum juga diberi tugas untuk menerima panggilan telepon dari pihak di luar perusahaan. Bagian administrasi umum yang mampu menjaga hubungan dengan klien pastinya penting bagi kantor. Kamu perlu kemampuan khusus dalam hal komunikasi.
Selain panggilan telepon, administrasi umum bertugas pula mengurusi email perusahaan. Alamat email merupakan identitas kantor yang menjadi narahubung dengan pihak luar, seperti konsumen dan klien. Pengelolaan email mulai dari membalas pesan masuk dan mengirimkannya ke alamat tertera.
Tidak sekadar itu, administrasi umum bahkan dimungkinkan untuk meng-handle sosial media perusahaan. Tugasnya, juga membalas komentar pengguna dan membuat postingan terkait pelayanan kantor. Apalagi sosial media, menjadi branding perusahaan dan media untuk promosi.
Mungkin tugas ini tampak sederhana dan mudah. Namun, kamu perlu kemampuan komunikasi yang baik dari administrasi umum. Saat menjawab telepon, harus menggunakan gaya bahasa yang lugas dan etika bagus. Administrasi umum pun harus menguasai teknologi.
4. Meng-entry Data
Job desk berikutnya yang menjadi tanggung jawab administrasi umum yaitu dalam hal entry data. Kegiatan perusahaan atau organisasi yang menghasilkan data penting harus di-input secara teliti. Jika data tersebut sewaktu-waktu diperlukan, akan lebih mudah diakses.
Selain memasukkan data, administrasi umum juga mencatat transaksi sekaligus membukukan nya. Setiap keterangan yang melibatkan transaksi tersebut ditulis. Data-data yang diwujudkan dalam tulisan memudahkan untuk dibaca, disimpan, dan dikirim ke pihak lain.
Dalam tugas administrasi umum yang keempat ini, kamu perlu kemampuan mengolah data. Jika ingin melamar posisi tersebut, pastikan sudah familiar dan menguasai program-program komputer. Kegiatan entry data pasti melibatkan Microsoft Word, Microsoft Excel, hingga Power Point.
5. Melakukan Kegiatan Surat Menyurat
Tugas surat menyurat tentunya sudah familiar pada bagian administrasi umum. Dalam perusahaan maupun organisasi, kegiatan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab admin. Surat yang kamu buat baik untuk keperluan internal kantor maupun hubungan dengan klien.
Seluruh kegiatan perusahaan yang memerlukan surat menyurat diserahkan kepada bagian admin. Contohnya saja seperti surat perintah kerja dan surat jalan. Termasuk juga jika menjalin kerja sama dengan pihak lain dan kontrak kerja.
Umumnya, di setiap instansi sudah tersedia template untuk masing-masing surat. Bagian admin tinggal mengganti tanggal atau beberapa bagian tertentu. Namun, tidak jarang ada yang bertugas untuk membuat surat baru. Karena itulah, administrasi umum harus memiliki kemampuan menulis dan berbahasa.
6. Memastikan Persediaan Alat Kantor
Mengapa administrasi umum memiliki peran krusial bagi perusahaan? Karena, kegiatan perkantoran akan lancar jika ditunjang kinerja baik dari administrasi umum. Contohnya seperti tugas untuk memastikan bahwa dalam kantor selalu tersedia alat-alat dan perlengkapan lain.
Administrasi umum, memang ditugaskan untuk mengatur manajemen perusahaan. Karena dengan begitu, semua pekerjaan dalam kantor bisa terlaksana dengan baik. Apalagi peralatan kantor merupakan kebutuhan krusial yang selalu dibutuhkan.
Tugas memastikan ketersediaan alat kantor ini, dimulai dari pendataan dan mendaftar perlengkapan. Administrasi umum juga membuat anggaran dan melakukan inventarisasi. Begitu pun jika ada barang tidak terpakai harus segera admin singkirkan.
7. Mempersiapkan Akomodasi
Tugas administrasi umum ketujuh yaitu mempersiapkan akomodasi. Setiap perusahaan pasti melakukan kerja sama dengan pihak lain. Untuk mendukungnya, dilakukan pertemuan dan kunjungan kerja. Dalam kegiatan inilah peru sekali peran administrasi umum.
Saat kunjungan tersebut, bagian admin pula yang bertugas mengurusi akomodasi. Administrasi umum memesankan tiket dan penginapan jika kunjungan dilakukan hingga beberapa hari. Bukan hanya pertemuan di luar kota saja, tapi mungkin juga ke luar negeri.
8. Mengelola Buku Harian
Sebelum mendaftar di lowongan administrasi umum, ketahui juga tugas yang terakhir ini. Tidak hanya cukup mampu membuat surat, bagian admin bertugas juga untuk mengelola buku harian perusahaan. Pengelolaan mulai dari menyusun kegiatan harian, mencatat, dan membuat rekapan.
Semua kegiatan penting yang berhubungan dengan perusahaan dicatat oleh administrasi umum. Rekapan tersebut menjadi dokumentasi data-data yang suatu saat perusahaan perlukan. Selain itu, admin juga memiliki job desk untuk mengolah, menyalin, dan memperbanyak informasi.
Unsur-Unsur Administrasi Umum
Selain tugas administrasi umum, ketahui juga unsur-unsur yang ada di dalamnya. Menurut pendapat The Liang Gie, bagian admin mempunyai 8 unsur. Berikut rinciannya:
- Organisasi. Mengelompokkan dan menetapkan tanggung jawab pekerja.
- Manajemen. Mengarahkan orang berikut fasilitas untuk mencapai tujuan kerja.
- Komunikasi. Menyampaikan kabar, baik dari pihak internal dan eksternal.
- Kepegawaian. Menerima, menempatkan, dan penghentian tenaga kerja.
- Keuangan. Mengelola pembelanjaan dalam kegiatan kerja sama.
- Perbekalan. Merencanakan dan memelihara perlengkapan.
- Tata usaha. Kegiatan pelayanan dalam terselenggaranya kerja sama.
- Hubungan masyarakat. Menjalin komunikasi dengan pihak internal dan eksternal, serta menciptakan hubungan harmonis.
Baca Juga: Tugas Karyawan Notaris dan Kualifikasinya
Demikian penjelasan tugas administrasi umum yang harus kamu pahami sebelum memilih posisi tersebut. Bagian admin memang krusial di perusahaan atau organisasi. Siapapun yang menjadi administrasi umum harus mempunyai kemampuan memadai.
Administrasi umum harus paham dalam pembuatan surat menyurat dan mampu mengoperasikan program komputer. Ketelitian juga kamu perlukan agar bisa melaksanakan tugas arsip data dengan baik. Selain itu, keahlian komunikasi juga penting kamu miliki jika ingin jadi bagian admin.