Pernahkah Anda mendengar tentang gaji Arsiparis? Itu merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan dokumen arsip. Pekerjaan ini bisa berlaku secara negara atau di perusahaan karena setiap hal membutuhkan arsip atau dokumen. Jenjang karirnya pun cukup menjanjikan, bisa naik secara bertahap.
Baca juga : Gaji Karyawan Kolam Renang
Mengenal Profesi Arsiparis
Berdasarkan pengertian dari KBBI, Arsiparis merupakan seseorang yang kompeten di bidang kearsipan. Keahlian atau kompetensi ini bisa Anda peroleh dari pendidikan formal maupun pelatihan. Tentunya Arsiparis juga memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam melakukan kegiatan pengarsipan.
Banyak orang menyangka bahwa pekerjaan ini tidak menjanjikan, padahal sebaliknya. Sedikit anak muda yang tertarik dengan arsiparis, akibatnya banyak lowongan pekerjaan yang tidak diisi oleh orang-orang kompeten. Misalnya seperti posisi arsiparis di kantor arsip daerah atau juga bisa jadi PNS.
Untuk bisa menjadi arsiparis sukses, seseorang harus memiliki kemampuan manajerial. Selain itu juga kemampuan berpikir sistematis, problem solving dan analisa. Tentunya juga bersamaan dengan kemampuan komunikasi serta administratif guna membantu pelaksanaan berbagai tugas kerja yang ada.
Jenjang Karir dan Gaji Arsiparis PNS Berdasarkan Tingkat Keahlian
Sebelumnya penulis telah menyampaikan bahwa pekerjaan arsiparis memiliki jenjang karir yang menjanjikan. Terlebih lagi dalam ranah PNS, ada 3 – 4 tingkatan jabatan yang dapat Anda tempuh. Berikut penjelasan lebih lanjut tentang jenjang karir arsiparis PNS berdasarkan tingkat keahlian.
1. Arsiparis Utama
Arsiparis Utama adalah jabatan paling tinggi dengan gaji pokok 1.3 juta per bulan. Sebagaimana PNS pada umumnya, jabatan ini akan mendapatkan tunjangan. Besaran tunjangan itu sudah teratur dalam peraturan pemerintah.tugas utamanya ialah untuk mengevaluasi pelaksanaan akreditasi dan sertifikasi kearsipan.
Selain itu Arsiparis Utama juga harus melakukan penerbitan tematik. Materi yang akan merek terbitkan adalah kearsipan atau naskah sumber arsip. Kemudian menilai kegiatan publikasi arsip pandang melalui berbagai media elektronik. Tentunya masih banyak lagi tugas kerja mereka di bidang kearsipan.
2. Arsiparis Madya
Di bawah Arsiparis Utama ada Arsiparis MAdya dengan gaji 1.1. Juta per bulan. Arsiparis Madya ini masih termasuk jabatan tinggi dalam tata pekerjaan di PNS. Tugas seorang arsiparis PNS adalah membuat inventaris arsip perseorangan dan membuat arsip organisasi.
Pembuatan arsip ini terdiri dari bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Artinya seorang arsiparis juga harus memiliki kemampuan bahasa asing yang baik. Selain itu Arsiparis Madya juga harus melaksanakan kegiatan publikasi arsip, biasanya mengisi posisi sutradara atau penyunting.
3. Arsiparis Muda
Lanjut ke jenjang karier di bawahnya yaitu Arsiparis Muda dengan tugas menilai arsip. Adapun berkas arsip yang akan mereka nilai adalah yang akan disusutkan. Kemudian ia juga harus membuat inventaris arsip perseorangan membantu Arsiparis Madya.
Arsiparis muda juga melaksanakan tugas lain, seperti melakukan kegiatan publikasi arsip pandang dengar. Kemudian juga menilai pedoman layanan informasi / bahan kearsipan dan memberikan bimbingan serta konsultasi kearsipan pada yang membutuhkan.
4. Arsiparis Pertama
Jabatan arsiparis paling rendah di PNS adalah arsiparis pertama yang memiliki beberapa tugas. Misalnya seperti membuat arsip yang disusutkan, pembuatan inventaris arsip, dan edit hasil peliputan dalam rangka akuisisi. Kemudian ia juga perlu menyusun rencana penyimpanan arsip.
Jabatan dengan gaji 520 ribu per bulan ini juga bertugas menjadi penanggung jawab dalam pembuatan inventaris arsip organisasi. Tentu hal itu berlaku dalam dua bahasa yaitu Indonesia dan Inggris, bahkan ada juga yang pembuatannya menggunakan bahasa daerah setempat.
Tunjangan Gaji Arsiparis PNS Berdasarkan Tingkat Keterampilan
Sebelumnya sudah membahas tentang jenjang karir berdasarkan keahlian. Setiap posisi jenjang karir itu tentu akan menerima gaji tunjangan. Penentuan nominal gaji tunjangan ini berdasarkan tingkat keterampilannya. Berikut penjelasan lebih lengkap untuk setiap posisi jabatan tunjangan gaji.
1. Arsiparis Peneyelia
Posisi pertama ada Arsiparis penyelia yang mana masuk ke dalam golongan ruang III / D. ASN atau PNS yang menduduki jabatan ini harus mengumpulkan minimal 10 poin dari kegiatan tugas pokok. Melalui poin itu maka mereka bisa mendapatkan angka kredit untuk berbagai keperluan kerja lainnya.
Untuk tugas kerjanya sendiri hampir sama dengan arsiparis utama yaitu melakukan beberapa publikasi. Selain itu juga melakukan publikasi tematik dan beberapa tugas lainnya. Untuk bisa berada di posisi ini maka seorang arsiparis harus melalui beberapa masa kerja di jabatan sebelumnya.
2. Arsiparis Mahir atau Pelaksana
Posisi kedua di isi oleh Arsiparis Mahir atau Pelaksana dengan tugas kerja hampir sama dengan posisi Arsiparis Madya. Ia akan mendapatkan tunjangan sebesar 420 ribu per bulan yang mana cukup besar apabila bergabung dengan nominal gaji pokok.
Adapun beberapa tugas kerjanya adalah mengelola arsip statis, arsip dinas, dan melakukan kegiatan pembinaan kearsipan. Tentunya juga ada berbagai tugas tambahan lain, seperti membantu jabatan atas atau bawah dalam menjalani tugas mereka. Di sisi lain arsiparis mahir juga perlu identifikasi fisik arsip.
3. Arsiparis Terampil
Jabatan pertama atau yang paling rendah dalam hal gaji tunjangan adalah arsiparis terampil. Jabatan ini memiliki tugas kerja yang lebih mudah, sebanding dengan tunjangannya yaitu 350 ribu. Adapun contoh tugas kerjanya adalah seperti membuat arsip, menerima arsip, dan melakukan pemberkasan aktif.
Tiga tugas pokok itu juga memiliki beberapa sub tugas lagi. Misalnya seperti pembuatan konsep naskah dinas, distribusi arsip, sortir arsip, dan menentukan kode. Selain itu juga memberikan label serta menata arsip aktif di kantor. Tentunya masih ada banyak lagi tugas kerja lainnya sebagai arsiparis terampil.
Kegiatan Pokok dalam Gaji Arsiparis
Selain patuh dan beberapa tugas pokok itu, seorang arsiparis juga memiliki beberapa kegiatan. Ada 5 kegiatan yang harus mereka lakukan selama masa kerja. Kelima kegiatan itu adalah Appraise, Acquire, Arrange and Describe, Preserve, dan Provide Access and Reference Service.
1. Appraise
Appraise adalah kegiatan untuk menentukan rekod mana dengan nilai permanen yang kemudian sebaiknya dipelihara serta dipertahankan. Orang yang melakukan keputusan ini adalah inspirasi, pimpinan kunci, dan manajer rekod. Rekod itu sendiri adalah sebuah informasi yang terekam dalam setiap bentuk.
Adapun tujuan dari appraise atau penilaian ini ialah untuk menentukan jangka waktu arsip. Kemudian juga berfungsi untuk menentukan arsip yang dimusnahkan atau tidak berguna lagi. Selain itu ada juga tujuan untuk menentukan arsip permanen mana yang akan bernilai permanen dari lembaga pencipta.
2. Acquire
Acquire adalah kegiatan setelah memutuskan arsip mana yang akan Anda simpan. Proses ini juga berlaku untuk arsip mana yang akan di tambahkan pada khasanah arsip organisasi. Beberapa proses atau kegiatan dalam acquire adalah seperti memperoleh catatan.
Petugas bisa memperoleh catatan arsip melalui transfer data, donasi, atau pembelian data. Selain itu juga bisa melalui pelacakan kontak dan narasumber. Ketika semua data sudah terkumpul maka di proses untuk memenuhi atau melengkapi data yang sudah ada.
3. Arrange and Describe
Sebagaimana artinya, arrange ini adalah proses penyusunan arsip. Proses penyusunan bisa berdasarkan banyak hal, mulai dari tahun dokumen, abjad, isu terpenting, dan lain sebagainya. Biasanya setiap kantor atau perusahaan memiliki prosedur dan sistem penyusunan yang berbeda.
Kemudian ada describe yaitu proses membuat deskripsi singkat untuk setiap arsip yang ada. Deskripsi ini akan berguna bagi petugas untuk mencari arsip yang mereka butuhkan. Tentu pada saat mencari arsip itu tidak mungkin untuk membuka dokumen satu per satu sehingga membutuhkan proses describe ini.
4. Preserve
Preserve merupakan kegiatan untuk pelestarian mencakup sejumlah aktivitas. Aktivitas yang di maksud adalah penyiapan materi arsip dalam bentuk fisik atau digital. Penyimpanan ini berada dalam folder atau kotak acid free sehingga tidak mudah rusak atau hancur pada beberapa kejadian tertentu.
Selain itu kegiatan preserve juga termasuk sesi konsultasi dengan ahli pelestarian. Fungsinya ialah membantu penanganan khusus arsip yang rusak agar bisa disimpan dan digunakan kembali. Melalui proses reserve maka segala arsip penting di lembaga atau perusahaan akan senantiasa aman.
5. Provide Access and Reference Service
Provide access artinya memberikan atau menyediakan akses kearsipan pada orang-orang yang membutuhkan. Kegiatan ini bisa berlaku sesuai dengan kebijakan yang ada pada setiap perusahaan atau kantor. Misalnya akses hanya boleh untuk orang di dalam perusahaan, tidak terbuka secara umum.
Ada juga kegiatan reference service atau memberikan pelayanan referensi. Artinya mengupayakan agar khasanah arsip bisa menjadi manfaat bagi banyak orang. Biasanya melalui pemberian informasi ke publik mengenai tempat arsip dan bisa terbuka untuk umum sebagai sumber data bagi yang membutuhkan.
Tugas dan Kewajiban untuk Gaji Arsiparis di Indonesia
Untuk bisa mendapatkan gaji arsiparis yang baik maka karyawan juga harus melaksanakan tugas dan kewajiban mereka. Mulai dari membuat laporan evaluasi, mendaftarkan arsip yang diserahkan, hingga membuat persetujuan pemusnahan arsip. Berikut penjelasan lebih lengkap tentang tugas dan kewajiban.
1. Membuat Laporan Evaluasi
Seorang arsiparis harus membuat laporan evaluasi dan penilaian terkait bidang kearsipan. Laporan evaluasi ini bisa bergantung dengan banyak hal, mulai dari kelengkapan dokumen, keabsahan dokumen, dan lain sebagainya. Tugas pembuatan laporan juga bisa Anda lakukan bersama dengan rekan kerja.
Selain laporan evaluasi, petugas arsiparis juga perlu membuat laporan pelayanan arsip. Tujuannya untuk mengetahui tingkat pelayanan dari bidang kearsipan. Tentu hasil laporan bisa perusahaan gunakan untuk meningkatkan mutu dan layanan, baik itu pada publik atau karyawan internal.
2. Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan
Dalam dunia kearsipan tentu ada beberapa data yang akan Anda olah di serahkan ke pusat. Itu merupakan tugas dan tanggung jawab penuh dari bidang kearsipan. Pendaftaran arsip ini berfungsi untuk mengetahui mobilitas arsip dan tempat penyimpanan akhir.
Pendaftaran arsip harus terus pegawai lakukan ketika berpindah tangan, misalnya mendapatkannya dari perusahaan atau tangan lain. Kemudian masuk ke dalam instansi, atau bisa juga mengirim arsip ke luar. Setiap perpindahan harus mencatat dan melakukan pendaftaran mengenainya.
3. Membuat persetujuan Pemusnahan Arsip
Setiap tahun atau beberapa periode tertentu akan ada agenda pemusnahan arsip. Agenda ini berlaku untuk arsip yang sudah tidak berfungsi atau bermanfaat, arsip yang tua, usang, atau lain sebagainya. Semua dokumen arsip dengan kondisi seperti itu harus melalui proses pemusnahan.
Tentu tujuan dari pemusnahan adalah untuk mengosongkan tempat guna menyimpan arsip lainnya. Namun proses pemusnahan itu tidak bisa langsung pegawai lakukan begitu saja. Arsiparis harus melakukan laporan dan mendapat persetujuan atas dokumen arsip mana saja yang akan di musnahkan.
4. Memindahkan Arsip
Sama seperti mengelola file dalam smartphone, setiap file atau dokumen akan mengalami perpindahan. Namun dalam konteks ini, perpindahan arsip biasanya terjadi ketika pindah tempat penyimpanan. Misal dari satu kantor ke kantor lainnya dan harus dicatat agar tidak ada kekeliruan informasi.
Tentunya ini merupakan bagian dari tugas, tanggung jawab, dan wewenang seorang arsiparis. Selama proses pemindahan, arsiparis akan membutuhkan pertimbangan dan konsultasi dengan orang lain. Bahkan bisa juga pemindahan arsip dilakukan karena perintah atasan atau permintaan pusat.
5. Membuat Daftar Arsip Vital
Arsip terbagi menjadi beberapa jenis yaitu vital, media, dan terjaga. Untuk bisa menentukan kelompok ini maka perlu melalui beberapa cara. Selain itu arsiparis juga perlu membuat daftar arsip vital yang mana berisi data arsip paling penting. Tentunya tugas ini berlaku di seluruh kantor kearsipan yang ada.
Melalui datar arsip vital yang rapi maka proses penataan arsip jadi lebih mudah. Demikian pula ketika mencari saat membutuhkannya. Pengguna atau pekerja tidak perlu sala folder atau salah tempat, bisa langsung menuju penyimpanan arsip vital.
6. Membuat Daftar Arsip yang Dialih Media
Selain arsip vital, ada juga arsip yang dialih media, artinya arsip yang akan atau sudah dipublikasi media. Kelompok arsip ini juga membutuhkan data khusus mengenai dokumen mana saja yang sudah terekspos ke media. Biasanya isi dokumen ini tidak terlalu signifikan pentingnya atau berpengaruh langsung pada perusahaan.
Selain membuat daftar datanya, arsipian juga bertanggung jawab dalam memberikan izin publikasi. Tentunya tugas ini membutuhkan dampingan dari yang lebih bertanggung jawab seperti atasan. Selain itu Anda juga akan membutuhkan panduan atau konsultasi sebelum memberikan izin publikasi.
7. Membuat Daftar Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah kelompok data arsip yang harus Anda jaga sepanjang waktu. Artinya tidak boleh mendapat publikasi atau terekspos ke dunia luar. Dokumen arsip ini juga sama saja dengan rahasia kantor dan memang biasanya berhubungan dengan data atau dokumentasi internal.
Tingginya nilai penting dalam setiap arsip di kelompok ini membuat arsiparis harus menjaganya dengan ketat. Tidak memberikan akses ke sembarang orang dan bahkan pada beberapa perusahaan memberlakukan sistem keamanan khusus. Jadi tidak ada arsip yang terancam bocor ke luar kantor.
8. Membuat Salinan Otentik
Salinan otentik suatu arsip hanya bisa dibuat langsung oleh arsiparis dan ini hanya berlaku bagi arsip terjaga. Namun jangan pikir membuat salinan otentik dokumen sama halnya dengan memfotokopi. Ada beberapa hal dan keperluan yang harus arsiparis lakukan guna menghasilkan salinan otentik.
Ketersediaan salinan otentik ini berfungsi untuk mempermudah keutuhan atau kegiatan suatu waktu. Tentunya hasil salinan juga bersifat rahasia dan jangan sampai orang di luar kepentingan mengetahui adanya salinan ini. Maka dari itu pembuatan salinan arsip juga hanya dilakukan untuk pihak yang membutuhkan.
Demikian tentang gaji arsiparis dan beberapa tugas kerjanya yang harus Anda ketahui semoga informasi ini bermanfaat dan dapat membantu Anda memilih pekerjaan di masa depan. Jangan lupa untuk mengemban pendidikan formal atau kursus arsiparis jika ingin berkarir di dunia kearsipan.